fbpx
29. oktober 2019

Fordelene ved GPS flådestyring er mange – men du skal have styr på juraen

Af: Louise Skøtt Gadeberg

Flådestyring via GPS i virksomhedens biler kan betyde besparelser af både tid og brændstof, og de faktuelle data kan tilmed beskytte virksomheden, når der opstår tvivl om tidsforbrug. Men uden korrekt varsling om GPS-installation, oplysning om formål med registrering af kørsel, samt korrekt opbevaring af personlige oplysninger, kan de indsamlede GPS-data risikere at være juridisk værdiløse. 

Det er mandag morgen og en af dine montører kommer ind på dit kontor. Han er vred, for han mener ikke, at han har fået udbetalt det korrekte beløb i zonepenge. Du siger, at der må være sket en fejl og lover at kigge på det og vende tilbage.

Kort efter ringer en højrøstet kunde. Hun er mildt sagt utilfreds med en faktura, hun har modtaget. Hun mener slet ikke, at montøren var i hendes hjem i de fire timer, hun bliver opkrævet for. Hun truer med at ringe til lokalavisen og fortælle, hvilke metoder du driver din virksomhed efter. Du kan slet ikke hidse hende ned, og hun smækker røret på.

Det er stadig kun mandag morgen, og du jonglerer allerede med to presbolde – oven i de 10.000 andre bolde, du skal have styr på inden frokost.

Træk vejret. Der er hjælp at hente. Fordelene ved at have GPS installeret i din bilflåde er mange. Det gælder blandt andet kostbare køretids- og brændstofbesparelser, som du henter, fordi du kan sende din nærmeste mand ud til akutte sager. Du kan også planlægge virksomhedens opgaver bedre, så du sikrer minimal kørsel – og du får et validt datagrundlag i hånden, som kan bruges som bevis i tvister med tidsskeptiske kunder.

Men det er nødvendigt, at de juridiske detaljer omkring indsamling og opbevaring er opfyldt, for ellers kan dine indsamlede data være juridisk værdiløse, den dag du står og skal bruge dem.

– Det betyder, at du skal have et lovligt formål – en virkelig god grund om man vil – til at indsamle data. Og det formål skal du være ærlig omkring. Du kan ikke oplyse medarbejderne om, at data skal bruges til at spare brændstof for så senere at benytte GPS-data til at kontrollere en montørs timeforbrug. Dér gælder data ikke som juridisk argument.

Kim Koch, Advokat,
TEKNIQ Arbejdsgiverne

Juridiske krav følger med
Kim Koch er advokat i TEKNIQ Arbejdsgiverne og han understreger vigtigheden af, at have helt styr på reglerne og have foretaget de rigtige handlinger, inden disse data indsamles og opbevares.

– Et af de regelsæt, der er essentielt af have styr på, når man installerer GPS i sin bilflåde, er reglerne om indsamling og opbevaring af persondata. GPS-data hører under lovgivningen for persondata, fordi oplysningerne viser meget specifikt, hvor en bestemt medarbejder er på et bestemt tidspunkt. Derfor er der skrappe krav til din argumentation som dataansvarlig for at indsamle disse oplysninger, samt din håndtering og opbevaring af oplysningerne.

De skrappe krav til oplysning af formål og opbevaring handler om, at medarbejderen kan identificeres. Ligesom når politiet fotograferer dig, hvis du kører for stærkt, og efterfølgende sender dig en bøde. Her er både billede og nummerplade sløret. I sådan en situation identificerer politiet indirekte den registrerede ejer eller bruger af bilen og fremsender bøden til denne med opfordring om at bekræfte identiteten af den faktiske fører på fotografiet. Det vil sige dig. Det er samme indirekte identifikation af din medarbejderes gøren og laden, du foretager dig som mester, når du har installeret GPS i din bilflåde. Og dine indsamlede data skal behandles med samme forsigtighed, som politiet i nævnte eksempel behandler dine.

Et grundlæggende princip i lovgivningen om indsamlingen af persondata handler om, at ’det skal være lovligt, rimeligt, gennemsigtig og nødvendigt’. Og hvad betyder så det?

– Det betyder, at du skal have et lovligt formål – en virkelig god grund om man vil – til at indsamle data. Og det formål skal du være ærlig omkring. Du kan ikke oplyse medarbejderne om, at data skal bruges til at spare brændstof for så senere at benytte GPS-data til at kontrollere en montørs timeforbrug. Dér gælder data ikke som juridisk argument. På samme måde skal selve indsamlingen og opbevaringen af data være juridisk i orden. Derfor er det en god ide at få dine medarbejderes underskrift på, at de har læst og modtaget rettidig information om, hvad formålet med dataindsamlingen er, hvordan du opbevarer GPS-informationerne, hvor længe de opbevares, forklarer Kim Koch.

Han tilføjer, at benytter man TEKNIQ Arbejdsgivernes skabelon til at foretage den første varsling, kan man efterfølgende tilføje skabelonen til personalehåndbogen, som ansættelseskontrakterne derefter kan henvise til. Har man ikke en personalehåndbog i virksomheden, kan man i stedet vedlægge skabelonen med oplysningerne til ansættelseskontrakten, som medarbejderen skriver under på.

Tiden er ikke din egen
Ikke alle svende og montører synes, det er verdens fedeste ide, at du som mester vil have nøjagtig og live styr på, hvor de er. Her ligger for dig som leder/ejer en stor kommunikationsopgave, som du er nødt til at tage alvorligt. For hvis dine medarbejdere føler sig overvågede og kontrolleret, så fordrer det ikke nødvendigvis verdens bedste samarbejde.

Derfor skal du skal forklare dine svende og montører, hvordan GPS-data kan være med til at sikre dem som ansatte. Når en kunde henvender sig til dig som mester og klager over et forkert anført tidsforbrug på fakturaen, så er du nødt til at henvende dig til din svend eller montør og spørge kritisk ind til, om de nu også har registreret rigtigt. Den mistillid mester og medarbejder imellem kan undgås ved, at GPS-data præcis viser, at bilen rent faktisk holdt hos Fru Kofoed fra klokken dét til klokken dét. Og derfor bliver det lettere for dig som mester at forsvare dine medarbejdere over for kunderne, skulle det blive nødvendigt, forklarer Kim Koch og tilføjer, at GPS-systemer og de medfølgende programmer i dag er så udviklede, at de kan give besked til din telefon, hvis en af dine firmabiler bliver startet uden for arbejdstid.

– Du kan oplyse dine medarbejdere om, at der ikke er nogen grund til at være mistænksomme eller bekymrede, for overholder de reglerne for kørsel i gulpladebiler og arbejder i arbejdstiden, så er der ingen ko på isen. Og da firmabilen jo ikke er beregnet til at køre i IKEA i om lørdagen eller til at transportere sig i, når man skal køre børnene til fodbold om aftenen, bør GPS-registrering være i alles interesse – naturligvis med et rimeligt og klart kommunikeret formål samt en sikker opbevaring, understreger Kim Koch.

Juridiske fakta om GPS i servicebiler: Sådan er du på den sikre side

  • GPS-systemer indsamler data om bilens position og dermed om, hvor medarbejderne befinder sig på et givent tidspunkt. Det gør GPS-data til personlige oplysninger, som derfor underlægger sig lovgivningen for både indsamling, opbevaring og sletning af oplysninger af denne karakter, jævnfør nyere GDPR-regler.
  • Det er en myte, at medarbejderne skal give samtykke til, at der monteres GPS i servicebilerne. Det skal de ikke. Det er arbejdsgiveren, der suverænt bestemmer, om der skal monteres GPS i bilerne eller ej.
  • Det er naturligvis god stil (og ikke mindst juridisk påkrævet), at fortælle medarbejderne om formålet med registreringen samt at prøve at undgå konflikt, for eksempel ved at opridse de mange fordele.
  • Især er det vigtigt at overholde kravet om seks ugers varsling til medarbejderne, før GPS’erne monteres. Dette skal ske på skrift og kunne dokumenteres, for eksempel med medarbejdernes underskrifter.
  • Virksomheden, der vil indføre GPS-registrering, skal desuden have det, der på jura-sprog hedder et ’legitimt formål’. Det betyder, at der skal være en ’forretningsmæssig’ god grund til registreringen. Det kan for eksempel være at kunne bevise tidsforbrug over for kunden, at kontrollere medarbejdernes effektive arbejdstid samt at spare brændstof.
  • Vær ærlig om dit formål med indsamling af data – for du kan kun bruge data som bevis i en sag om eksempelvis timeforbrug, hvis du har oplyst, at et formål med indsamling er kontrol af timeforbrug.
  • Til at beskrive det/disse formål kan virksomheden udfylde en standardblanket, som du finder på: www.tekniq.dk/blanketter/oversigt/personaleforhold/gps.

Blanketten giver forslag til forskellige potentielle formål, og her er det vigtigt at være ærlig.

  • Opbevar blanketten fysisk i virksomheden til eventuel henvendelse fra myndighederne.
  • Læg også blanketten ved medarbejdernes ansættelseskontrakt som bilag.
  • Skriv desuden alle disse informationer om dataindsamling og -opbevaring ind i den personalehåndbog, medarbejdere får udleveret ved ansættelse.

Forretningsmæssige fordele ved at installere GPS i bilflåden

  • Mulighed for at have et live overblik over virksomhedens biler, så den nærmeste medarbejder kan sendes afsted ifm. (akut)opgaver.
  • Mulighed for at lave ruteplanlægning og dermed udnytte bilkapaciteten mere effektivt og måske klare sig med færre køretøjer.
  • Mulighed for at spare tid og omkostninger ved at medarbejdere kører den direkte vej til kunden, samt undgår strækninger med vejarbejde eller uheld.
  • Mindre og smartere kørsel = mindre miljøbelastning.
  • Mulighed for at tracke bilen, hvis den bliver stjålet.
  • Mulighed for at dokumentere, hvem der har kørt hvorhen, hvornår og i hvor lang tid, vedkommende har opholdt sig der.
  • Mulighed for at modvirke at medarbejdere føler sig fristet til at bruge bilen uden for arbejdstid til for eksempel privat kørsel eller sort arbejde.

Kilde: Forretningskonsulent Bjørn Hove, TEKNIQ Arbejdsgiverne

Find vej i Persondataforordningen (GDPR)

  • Læs reglerne for behandlingen og opbevaringen af persondata: Se Persondataforordningen – primært artikel 6.
  • Læs her især reglerne for GPS-overvågning: Se Persondataforordningen, artikel 6, stk. 1, især litra (punkterne) b) og f.
  • Læs også Principper for behandling af personoplysninger i artikel 5.

Kilde: Kim Koch, advokat, TEKNIQ Arbejdsgiverne