fbpx
09. juli 2018

Installatører: Persondataforordningen effektiviserer virksomheden

Af: Jens Juhl Eriksen

Foto: GTV-Gruppen og Birk Teq A/S

To installatører vælger at se den kommende persondataforordning som en gevinst og mulighed for at optimere virksomhedernes processer ved ansættelser og kundekontakt.

25. maj 2018 træder persondataforordningen i kraft. Mange danske virksomheder stejler og råber op om et bureaukratisk monster, der sluger tid og ressourcer. Men det er også muligt at se reglerne som en kærkommen lejlighed til at optimere virksomhedens interne arbejdsgange.

Det mener elinstallatør og indehaver af Birk Teq A/S i Herning, Sten Engsig Madsen. Han er en af de installatører, som føler sig klar til den 25. maj.

– Først tænkte jeg, at persondata var tungt, og at det ikke kom mig ved. Som virksomhed med 35 medarbejdere mente jeg, at vi kunne læne os tilbage og se, hvad der skete. Det var nok de helt store virksomheder, der først ville komme i søgelyset, siger han.

Det blev overskueligt

Den tankegang blev kun styrket af hans deltagelse i flere infomøder fra forskellige arrangører, der i vid udstrækning efterlod Sten Engsig Madsen mere forvirret ved mødernes afslutning end ved deres begyndelse.

Men så deltog han i et møde i sin lokale erfagruppe under TEKNIQ, hvor virksomheden Improvento fortalte om deres løsning for persondataforordningen specialudviklet til installationsbranchen.

– Her virkede det for første gang overskueligt. Samtidig mener jeg, at fremtidens kriminalitet er digital. Jeg ville blive rigtig ked af det, hvis vi mistede data, og en af mine nuværende eller tidligere medarbejdere kom i klemme. Endelig indså jeg, at det at overholde persondataforordningen minder meget om den måde, vi arbejder med KLS og KS. Det gør det mere overskueligt, og jeg gik i gang med arbejdet.

Sten Engsig Madsen, elinstallatør og indehaver af Birk Teq A/S, har fået styr på persondataforordningen takket være et skarpt visuelt overblik fra et eksternt konsulentfirma.

Han fortsætter:

– Jeg troede, det var meget tørt, men det er faktisk spændende, for du kommer ind over mange processer i virksomheden. Hvorfor gør vi, sådan som vi gør – og kunne vi gøre det på andre måder? Samtidig bliver vi mere digitale. Det taler vi ofte om at blive, men det her skubber på.

Det er nemlig processerne og forbedringen af dem, der har vist sig som en klar gevinst ved arbejdet med persondataforordningen. Takket være arbejdet med at indføre processer omkring dokumentation og persondata har Birk Teq nu helt styr på, i hvilke mapper medarbejdernes efteruddannelsesbeviser, kompetenceoversigter, pårørendeliste og så videre er placeret – og kun de rette medarbejdere har adgang til data, hvor systemet før var alt for åbent.

Samtidig er der klare procedurer, når Birk Teq ansætter folk eller siger farvel til medarbejdere. Ansøgninger ligger i en bestemt mappe og bliver automatisk slettet efter tre måneder.

– Vi ved, hvad en nyansat skal underskrive, og hvilke samtykker der er brug for. Samtidig har vi indarbejdet oplysninger om, hvilket værktøj der typisk skal kobles på en ny type medarbejder, hvilken bil der skal til, behov for nøglebrikker og så videre. Det giver klar værdi i ansættelsesprocessen, og det har arbejdet med persondataforordningen haft som stærk sidegevinst, siger Sten Engsig Madsen.

Tiltrængt assistance

Han har været glad for den eksterne konsulentbistand og software:

– Hold da op – hvis du skulle gøre arbejdet selv helt fra bunden! Det ville jeg nødig kaste mig ud i, også fordi du hurtigt kan skyde gråspurve med kanoner. Der skal være værdi i det, og det sikrede brugen af ydelserne fra Improvento.

Improventos løsning har fået det mundrette navn ”Compliance Manager”. Det er en løsning med forskellige moduler, hvor du via et dashboard visuelt kan følge, hvor langt du er med at overholde kravene i persondataforordningen.

– Interfacet fungerer godt, og selvom arbejdet kan være tungt, kan du se på grafer, at det går fremad. Det motiverer. Samtidig er programmet tilpasset installatører, for Improvento kender branchens fagudtryk som overmontører, spjældteknikere og så videre. Det gør det letforståeligt, hvor jeg blev mere forvirret hos min ellers dygtige revisor, fordi han brugte juridiske begreber.

Sten Engsig Madsen anslår, han sammen med en medarbejder brugte fire arbejdsdage i alt på hele projektet.

– Men det er vigtigt at huske, at arbejdet med persondata og de tilhørende procedurer er en løbende proces. Du kan ikke bare sætte en mappe op på en hylde og så sige ”det var det.”

Fokus på fordele

Jan Brincker er direktør i virksomheden Improvento, der står bag GDPR Compliance Manager, som Birk Teq bruger.

Mange taler om, at virksomheder skal arbejde med persondataforordningen for at undgå store bøder. Vi vil hellere fokusere på, hvad man kan opnå ved at bruge persondata og processerne omkring dem som løftestang. Du skal ikke se på, hvad du kan undgå, men hvad du kan opnå. Du kan få langt mere effektive processer omkring medarbejdere og kunder ud af det. Samtidig kan du få en kultur, hvor du beskytter medarbejderes og kunders persondata. Det er et stærkt signal at sende, mener han.

Improvento har i flere år arbejdet sammen med Dansk El-Forbund og forskellige installatører, så installationsbranchen er veludforsket land for virksomheden. Derfor har den kunnet tilpasse løsningen til installationsbranchens typiske udfordringer med autorisationer, KLS, flådestyring og så videre.

Hvad angår andre it-programmer til ordrestyring eller økonomi, er det som regel de samme fem-syv programmer, branchen bruger. Det har Improvento indbygget i systemet, så op mod 70 procent af valgene er standard, og den enkelte installatør skal så kun tilpasse de resterende 30 procent til egne, særlige forhold. Her giver løsningen, ud fra en risikovurdering, installatøren en prioriteret liste over de forhold, han først skal forholde sig til.

– Der har været meget skræmmebillede over implementeringen af persondataforordningen. Men der er meget sund fornuft i reglerne, og du bør udnytte dem til at forbedre dine forretningsprocesser. Så er der faktisk gevinster at hente.

Improventos løsninger er ikke det eneste valg for installatører, der ønsker at bruge software på vejen frem mod den 25. maj. Virksomheder som Persondatasupport, Lexoforms og Risma er andre muligheder.

Uoverskueligt at gøre selv

Lasse Lindegaard er daglig leder af GTV-Gruppen i Skovlunde, som arbejder med tag, facade og vvs. Han har valgt at bruge Persondatasupports løsning, som ligeledes består af en digital portal, GDPR-Portalen, samt konsulentbistand. Løsningen er tilpasset både vvs- og elbranchen, hvor 80 procent af dataene er målrettet installationsbranchen på forhånd.

– Jeg var gået fuldstændig kold, hvis jeg skulle sidde med det selv fra bunden. Jeg kan godt forstå, installatørkolleger nærmest er gået ned i sort hul omkring persondata, for der er 20 forskellige meninger fra eksperter om, hvordan du griber det an. Men med en overskuelig og visuel portal samt klar vejledning til, hvad jeg selv skulle gøre i punktform, er jeg nu kommet igennem det, siger han.

Lasse Lindegaard, daglig leder af GTV-gruppen, har fået styr på persondataforordningen med løsningen ”Persondatasupport.”

Han fortæller, at GTV-Gruppen har været prøveklud på systemet, der løbende er blevet tilpasset vvs’eres og håndværkeres ønske om et simpelt og ikke it-nørdet system.

– Der er klare retningslinjer for, hvilke oplysninger der skal opdateres hvert halve eller hele år i systemet. En del af det rent digitale betaler jeg mig fra med abonnement, så Datatilsynet kan se, der sker noget, hvis de tjekker mig. Hvad angår de ting, jeg selv skal udføre – som at sikre aflåste skabe, slette filer og så videre – har jeg helt lavpraktisk udført ved at have en papirseddel hængende på en tavle. Her står, hvem der er ansvarlig for at gøre hvad.

Brugbart under overfladen

Han forstår godt, arbejdet kan virke surt og bureaukratisk for installatører.

– Men ligesom KLS er det noget, der bare skal ind i den daglige drift. Og så får du indarbejdet processer, der vil hjælpe dig fremadrettet. Jeg har fået ryddet grundigt op på computeren og i øvrigt opdaget gamle filer med tidligere kunder, der vist lige skal have et kald for at høre, om de skal have noget lavet.

Lasse Lindegaard er ikke i tvivl om gevinsten:

– På lang sigt vil virksomheden spare tid og penge og få mere struktur på tingene.

Preben Meinecke-Søes, advokat hos TEKNIQ og del af organisationens persondata-taskforce, siger om de forskellige digitale løsninger:

– Ovenstående tilbyder en form for digitale skabeloner, som kan være egnede til at løse problematikkerne med persondataforordningen. Disse er en vej frem for installationsvirksomhederne.