17. september 2019

Fratrådt medarbejder har efterladt regning fra grossist

Spørgsmål besvaret af: Kim Koch, advokat og konsulent, TEKNIQ

Spørgsmål

I vores virksomhed har nogle af medarbejderne mulighed for købe materialer hos grossisterne til privat brug. Personalekøbene har vi modregnet i lønnen, men der er ikke nogen skriftlig aftale om det, og det er heller ikke reguleret i personalehåndbogen. Vi har nu modtaget nye opkrævninger fra grossisten, men medarbejderen er fratrådt. Hvad kan vi gøre?


Svar

Hvis man giver medarbejderne mulighed for at foretage private køb hos grossisterne, bør det reguleres i ansættelsesaftalen eller i personalehåndbogen. Man er deri nødt til at anføre betingelserne for personalekøbene og i den forbindelse forholde sig til den maksimale størrelse af de enkelte køb og betalingen.

I forhold til betalingen skal man forholde sig til den situation, at medarbejderen foretager et køb og så fratræder uagtet grunden. Bestemmelsen i ansættelseskontrakten eller i personalehåndbogen skal derfor være en modregningserklæring fra medarbejderne, der erklærer, at virksomheden som udgangspunkt modregner købene i lønnen, og at medarbejderen forpligtes til at holde virksomheden løbende orienteret om foretagne personalekøb. På den måde kan virksomheden i forbindelse med medarbejderens fratræden kontakte den eller de aktuelle grossister og få oplyst saldo for den pågældende medarbejder, så saldoen kan gøres op og modregnes i sidste løn.

Hvis det ikke er muligt, skal det i stedet fremgå af vilkåret, at virksomheden i stedet sender en regning til medarbejderen med eksempelvis en 10 dages betalingsfrist. Hvis medarbejderen ikke betaler må beløbet inddrives ved sædvanlig inkassoforretning.