31. januar 2019

Er intern telefonbog i strid med persondatareglerne?

Spørgsmål besvaret af: Kim Koch, advokat og konsulent, TEKNIQ

Spørgsmål

Vi har udviklet et nyt intranet til vores virksomhed, der indeholder en intern telefonbog med medarbejderens navn, stilling, e-mailadresse, arbejdsrelateret telefonnummer, fødselsdato og et profilbillede. Vores virksomhed har en størrelse, der gør det vanskeligt altid at kunne ”sætte ansigt” på en kollega, især hvis man er nyansat. Formålet med intranettet er derfor at kunne skabe en bedre kommunikation mellem medarbejderne. En medarbejder påpeger nu, at telefonbogen er i strid med persondatareglerne, og den skal fjernes. Skal vi det?

 


Svar

I skal sørge for, at medarbejderne på forhånd er orienteret om formålet med behandling af personoplysninger: Hvor og til hvad benytter man oplysningerne? Dernæst giver persondatareglerne en lang række muligheder for at behandle sådanne oplysninger. Dette kan i dette tilfælde ske efter persondataforordningens regel om interesseafvejningen (artikel 6, stk. 1, litra f). Da ønsket om, at der skal indgå billeder af medarbejderne i telefonbogen, er begrundet i, at det er godt at kunne sætte ansigt på de kolleger, man har kontakt med, samt at billederne vil gøre det nemmere for nye medarbejdere at integrere sig, vil behandlingen opfylde en berettiget interesse for jer. Hensynet til den ansatte, der ønsker oplysningerne fjernet, ses i den situation ikke at overstige jeres interesse i at tilbyde de andre medarbejdere denne tjeneste. Derfor er I ikke forpligtigede til at slette oplysningerne på intranettet.

Spørgsmål om persondata skal altid afgøres konkret, og Datatilsynet kan derfor komme frem til et andet resultat. Hvis man er i tvivl, om oplysninger må behandles, kan man altid kontakte TEKNIQ for yderligere rådgivning.